Составление у ч е т н ы х документов в архиве

Внутренние учетные документы.Эти документы служат о с н о в о й длявсех сводных форм: если первичные формы составлены не­брежно, неточны либо просто утеряны за некий период, то ни­какой сводной статистики получить не получится.

Как видно из табл. 6, основной «костяк» внутренних учетных до­кументов в муниципальных архивах и архивах Составление у ч е т н ы х документов в архиве учреждений совпа­дает. К ним относятся: книжка поступлений, перечень фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Не считая того, при необходи­мости и зависимо от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книжки учета движения фондов, книжки учета документов, переда­ваемых в Составление у ч е т н ы х документов в архиве другие архивы, книжки учета фондов и дел, выделенных к Уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет докумен­тов осуществляется на базе внутренних описей и листа-завери­теля дела.

в Предназначение нареченных выше учетных форм фактически идентично различных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфичность в зави­симости от вида Составление у ч е т н ы х документов в архиве архива. К примеру, в ведомственном архиве имеется Книжка учета поступления и выбытия, так как в этом фонде хранятся Документы временного и неизменного хранения, также документы по Личному составу. В муниципальный же архив поступают только доку­менты неизменного хранения, потому в нем ведется книжка учета по­ступлений.


Попробуем Составление у ч е т н ы х документов в архиве разобраться в этом обилии учетных доку­ментов.

Книжка поступлений создана для первичного учета посту­пающих в архив документов. С ее помощью можно выяснить откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены доку­менты для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за хоть какой период Составление у ч е т н ы х документов в архиве времени. Книжка поступлений помогает пра­вильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определен­ный отрезок времени.

В книжку поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступ­ление первичным либо вторичным. При ведении книжки необходи­мо направить внимание на последующие моменты: сдатчик-фондо­держатель может не совпадать с фондообразователем Составление у ч е т н ы х документов в архиве, в таком слу­чае следует указать их обоих.

Нужно охарактеризовать состав и состояние документов, также годы.

Если поступила россыпь, то нужно ее взвесить.

Состав документов указывается на основании сдаточной опи­си, а если ее нет, то на основании хотя бы ориентировочного знакомства с документами поступления.

Перечень фондов Составление у ч е т н ы х документов в архиве представляет собой список наименований ар­хивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое заглавие учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное на­звание.

Если заглавие фондообразователя изменялось, то указывается его последнее наименование. Основная цель перечня фондов — за­крепить за каждым фондом собственный уникальный номер Составление у ч е т н ы х документов в архиве. Номер при­сваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от людского его нельзя поменять.

При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, потому что прежний номер мог войти в научный оборот.

Лист фонда включает сведения о заглавии со всеми его пере­именованиями Составление у ч е т н ы х документов в архиве и номере архивного фонда, количестве, хроноло­гических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда открывает и динамику конфигураций состава и со­стояния фонда. Это осуществляется на базе записей о поступле­нии и выбытии документов.

Лист фонда состоит из 3-х главных разделов:

1) сведения о переименованиях Составление у ч е т н ы х документов в архиве фондообразователя;

2) сведения о местонахождении фонда и его номере;

3) сведения о движении (поступлении и выбытии) докумен­тов фонда.


Сведения о движении документов приводятся раздельно для опи­санных и неописанных документов (россыпи).

При учете россыпи может быть обозначено количество дел, доку­ментов либо листов; при учете обрисованных материалов — только количество единиц Составление у ч е т н ы х документов в архиве хранения.

По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если ма­териалы какой-нибудь описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на базе ко­торого ведется поединичный и суммарный учет (методом сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда — комплекс документов, отражающих Составление у ч е т н ы х документов в архиве историю архивного фонда.

В дело фонда врубается историческая справка о фондообразо-вателе; схема классификации дел фонда; рабочая аннотация по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о непоправимом повреждении документов; ко­пии черт фонда, составленные для Составление у ч е т н ы х документов в архиве путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.

Таким макаром, из дела фонда можно получить последующие све­дения:

о дате сотворения учреждения;

подчиненности;

функциях;

реорганизации;

критериях хранения материалов;

видах научно-технической обработки материалов.

Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его назва­ние. Дела фондов хранятся в порядке их номеров Составление у ч е т н ы х документов в архиве.

Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о пе­реименовании фондообразователя и об изменении в научно-спра­вочном аппарате фонда врубаются в дело только после фикса­ции этих конфигураций в перечне фондов, в описях, реестре описей.

Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть под­шиты и Составление у ч е т н ы х документов в архиве пронумерованы; на их составляется внутренняя опись.

Документы централизованного муниципального учета.Документы централизованного муниципального учета составляются на базе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Главным документом централизованного учета в государствен­ном архиве и архиве учреждения является паспорт архива органи­зации, который составляется архивами учреждений зависимо от состава документов (на Составление у ч е т н ы х документов в архиве управленческую, КФД и НТД). В него врубаются данные об критериях хранения документов, количе­стве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.


Федеральная архивная служба


Суммарный паспорт федеральных архивов Русской Федерации


Суммарный

паспорт

муниципальных

архивов субъектов

Русской

Федерации


Центральный фондовый

каталог (ЦФК) Федеральной

архивной службы



Суммарный паспорт

федеральных музеев и библиотек

Русской Федерации


Суммарный

паспорт

муниципальных

музеев и библиотек

субъектов

Русской

Федерации



Орган управления

архивным делом

субъекта Русской

Федерации


Суммарный паспорт

муниципальных Составление у ч е т н ы х документов в архиве архивов субъекта

Русской Федерации (1 каждые три года)

и

Суммарный паспорт районных городских муниципальных архивов субъекта Русской Федерации (1 каждые три года)


Суммарный

паспорт

музеев и библиотек

субъекта

Русской

Федерации

(1 каждые три года)


Фондовый

каталог (ФК)

субъекта

Федерации

(раз в год)


Сведения

об изменении

в составе и

объеме

фондов на

1 января

каждого

года

(раз в год)



Федеральные архивы, музеи и библиотеки


Паспорт федерального

архива, музея либо библиотеки

(1 каждые три года)


Карточка фонда (раз Составление у ч е т н ы х документов в архиве в год к 1 марта)


Сведения об конфигурациях

в составе и объеме

фондов на 1 января каждого

года (раз в год 1 марта)



Муниципальные

архивы, музеи

либо библиотеки

субъектов Федерации


Паспорт муниципального архива,

музея либо библиотеки на 1 января

каждого года (не пореже 1 раза в три года)


Карточка фонда

(раз в год не позже

1 февраля)


Сведения об конфигурациях

в составе и объеме

фондов на 1 января

каждого Составление у ч е т н ы х документов в архиве года (раз в год

не позже 1 февраля)



Рис. 7. Движение документов централизованного учета


для муниципальных архивов, музеев и библиотек



sostoyanie-i-perspektivi-razvitiya-avtomobilnogo-i-nazemnogo-elektricheskogo-passazhirskogo-transporta-subektov-rossijskoj-federacii.html
sostoyanie-i-perspektivi-razvitiya-iis-v-aspekte-primeneniya-novih-informacionnih-tehnologij.html
sostoyanie-i-perspektivi-razvitiya-proizvodstva-koksa-i-peka-iz-neftyanogo-sirya-referat.html