СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

экспертного совета

18.10.2008 № 13

либо

СОГЛАСОВАНО

Письмо Муниципального комитета

по стандартизации, метрологии и

сертификации Республики Беларусь

03.10.2008 № 11-10/1186

Если документ имеет два грифа согласования, то они размещаются на этом же уровне.

К примеру:

СОГЛАСОВАНО Министр юстиции Республики Беларусь Подпись В.Г.Голованов 14.06.2008 СОГЛАСОВАНО Председатель Верховного Суда Республики Беларусь Подпись В.Д.Сукало 14.06.2008

Если документ имеет три грифа согласования СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, то они размещаются в последующем порядке:

К примеру:

СОГЛАСОВАНО Министр юстиции Республики Беларусь Подпись В.Г.Голованов 14.06.2008 СОГЛАСОВАНО Председатель Верховного Суда Республики Беларусь Подпись В.Д.Сукало 14.06.2008
СОГЛАСОВАНО Министр экономики Республики Беларусь Подпись Н.П.Зайченко 14.06.2008

Более 3-х грифов согласования оформляются 2-мя вертикальными рядами.

При отсутствии места на документе СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ оформляют лист согласования по эталону согласно приложению 4. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования

прилагается

61. Реквизит «Визы».

Внутреннее согласование оформляется методом визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» содержит в себе наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

К примеру:

Начальник отдела СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ кадров

Подпись А.В.Смирницкий

25.06.2008

Отрешаться от визирования, также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значимом объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

К примеру:

Начальник отдела кадров

Подпись СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ А.В.Смирницкий

25.06.2008

С проектом не согласен.

Замечания прилагаются

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на обратной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ деле.

По мере надобности дизайна нескольких виз они размещаются одна под другой в порядке визирования.

К примеру:

Начальник отдела кадров

Подпись Н.Б.Скворцова

20.06.2008

Зав. отделом документоведения

Подпись А.В.Сидорцов

20.06.2008

Зав. отделом архивоведения

Подпись Т.И.Боброва

21.06.2008

Юрисконсульт

Подпись Н.С.Швец

22.06.2008

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа либо на отдельном листе и СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пт 60 истинной Аннотации.

Список согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

62. Реквизит «Печать».

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особенного СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ удостоверения их подлинности.

Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое предназначение (для документов и т.п.). Печати организаций разделяются на гербовые (печати с изображением Муниципального герба Республики Беларусь) и обыкновенные.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ правовых актах организации, разрабатываемых в согласовании с законодательством Республики Беларусь.

Список документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати нужно на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (либо) легитимные интересы людей, права и обязанности юридических СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ лиц, санкционирующих расходование денег и вещественных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

К примеру:


Директор института Подпись С.А.Сидоров

63. Реквизит «Отметка об исполнителе».

Отметка об исполнителе размещается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе включает фамилию и СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без символов препинания.

К примеру:

Корнеев 200 59 79

Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в каком готовился документ (на первой строке), первыми знаками имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой сотворения документа, названием СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ файла (на 2-ой строке) и другими поисковыми данными.

К примеру:

3 Маковецкий 220 95 01

АР 26.05.2008 Письмо.doc

При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» производится шрифтом Times New Roman обыденный, размер 9 пт, межстрочный интервал – точно 9 пт.

Отметка об исполнителе непременно оформляется на исходящих документах.

64. Реквизит «Отметка о заверении копии».

Копия документа должна СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

К примеру СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ:

Правильно

Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов

25.01.2008

При пересылке копии документа в другие организации либо передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ какой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

К примеру:

Правильно

Подпись А.П.Германович

Копии документа, приобретенные методом тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное проигрывание подписи и созданные для рассылки либо внутреннего использования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, кроме случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.

Размноженные экземпляры СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ документа, созданные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Организация может заверять копии только тех документов, которые сделаны в самой организации.

Снятие копий с документов посторониих организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ разрешения посторониих организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема людей на работу, доказательства их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книг и др.), также документов, приобретенных организацией в доказательство ее прав, возможностей и обязательств (лицензий, сертификатов и др.).

65. Реквизит СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ «Отметка об выполнении документа и направлении его в дело».

Отметка об выполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его выполнения и является свидетельством окончания работы над ним.

Отметка об выполнении документа и направлении его в дело размещается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в каком будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об выполнении, собственноручной подписи исполнителя либо управляющего структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

К примеру:

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2008 № 11-10/130

Подпись

16.05.2008

При отсутствии документа, свидетельствующего об выполнении, в отметке СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ указываются короткие сведения об выполнении.

К примеру:

В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.11.2008

66. Реквизит «Отметка о поступлении».

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного либо сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

К примеру:

ЗАО «Маяк» 16 мм
26.05.2008
№ 342
42 мм СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

На документах, требующих срочного выполнения, совместно с датой допускается указывать время поступления (часы, минутки).

ГЛАВА 5

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ

67. Текст документа должен быть достоверным, беспристрастным, очень коротким с сохранением полноты инфы и точности ее изложения, не допускать разных истолкований.

68. Текст документа излагается обычным и ясным языком, с СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

69. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и российский.

Тексты документов, направляемых за границы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, российском языках, на языке страны адресата либо на другом зарубежном языке.

70. Предложения строятся согласно принятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ и российского языков, преимущественным является употребление обычных всераспространенных предложений.

71. В документах используют определения и определения, установленные действующими эталонами и терминологическими словарями. Неоднозначные определения в каждом определенном случае должны употребляться исключительно в одном из собственных значений.

72. В тексте документа не допускается употребление:

просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

иноязычных заимствований при СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ наличии равнозначных слов и определений в белорусском либо российском языке;

нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур, не считая общеизвестных либо расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

73. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут разделяться на СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ подпункты, подпункты – на абзацы. В огромных по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы обязаны иметь заглавия, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из 2-ух предложений, то их делят точкой. В заголовках не допускается перенос СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ слов на последующую строчку, применение римских цифр, математических символов и греческих букв.

К примеру:

ГЛАВА 2

ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ

НА ОПЛАТУ ТРУДА

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пт и номер СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ подпункта, после которых ставятся точки.

К примеру:

2.1.

2.2.

2.3.

Нумерация пт должна быть сквозной для всего документа, подпунктов – сквозной для каждого пт.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

74. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис либо другой символ не ставится. После перечисления, не считая последнего, ставится точка СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ с запятой.

75. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы либо в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является нрав инфы, содержащейся в тексте документа.

76. В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ др.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и др.

ГЛАВА 6

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ При помощи ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

77. Текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала либо одинарный на компьютере, на бланках формата А5 – через СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ один межстрочный интервал либо точно 14 пт на компьютере.

78. При наборе текста с внедрением технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обыкновенном начертании, размер шрифта – более 13 пт, либо шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста делается по ширине листа.

79. При подготовке таблиц с внедрением средств вычислительной техники межстрочный интервал СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ допускается уменьшать до 11 пт.

80. При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты, состоящие из нескольких строк (не считая реквизита «Текст»), печатают через один межстрочный интервал.

Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Реквизиты СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ документа отделяют друг от друга 2 – 3 межстрочными интервалами.

К примеру:

1,5 СОГЛАСОВАНО
Директор Департамента
по архивам и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
1,5 Подпись В.И.Адамушко
1,5 01.02.2008
1,5 СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
экспертного совета
1,5 01.02.2008 № 9

81. При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (не считая реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

К примеру :

СОГЛАСОВАНО Одинарный
Министр юстиции Точно 14 пт
Республики Беларусь
Подпись В.Г.Голованов Одинарный
01.02.2008 Одинарный
Полуторный
СОГЛАСОВАНО Одинарный
Министр экономики Точно СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 14 пт
Республики Беларусь
01.02.2008 Одинарный

82. Наибольшая длина строчки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 символов либо 73 мм на компьютере.

83. При печатании документов на пишущей машинке употребляют девять стандартных положений табулятора либо отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

0 — граница левого поля;

1 — после 5 печатных символов от границы левого поля либо СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 12,5 мм;

2 — после 16 печатных символов от границы левого поля либо 40 мм;

3 — после 24 печатных символов от границы левого поля либо 60 мм;

4 — после 32 печатных символов от границы левого поля либо 80 мм;

5 — после 40 печатных символов от границы левого поля либо 100 мм;

6 — после 48 печатных символов от границы левого поля либо 120 мм СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ;

7 — после 56 печатных символов от границы левого поля либо 140 мм;

8 — после 64 печатных символов от границы левого поля либо 160 мм.

84. От нулевого положения печатаются:

реквизит «Название вида документа»;

реквизит «Заголовок к тексту»;

реквизит «Текст» (исключая строчки, начинающиеся с абзацного отступа);

реквизит «Отметка о наличии приложения»;

реквизит «Отметка об исполнителе»;

реквизит «Отметка СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ об выполнении документа и направлении его в дело»;

реквизит «Отметка о заверении копии»;

реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в реквизите «Подпись»;

слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

От первого положения печатается начало абзацев в тексте.

От 4-ого положения печатается реквизит «Адресат».

От 5-ого положения печатаются СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите «Подпись».

От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.

При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 х 210) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ от восьмого положения табулятора (64 печатных знака либо 160 мм).

85. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают 2-мя вертикальными рядами, начиная от нулевого и 5-ого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от нулевого и восьмого положений табулятора, а при СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от нулевого и восьмого положений табулятора.

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают 2-мя вертикальными рядами, начиная от нулевого и 5-ого положений табулятора.

86. Если заголовок к тексту превосходит 5 строк, его допускается продлевать СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля).

87. Если в тексте документа имеются примечания либо выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатаются от нулевогоположения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал (при печати на пишущей СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ машинке) либо точно 14 пт (при наборе на компьютере).

88. В текстах документов слова «Примечание», «Основание», также слово «Приложение» в отметке о наличии приложения оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) либо точно 14 пт (при наборе на компьютере).

89. В конце реквизитов (не СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ считая реквизита «Текст») точки не ставятся. Посреди строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

90. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.

Строчными знаками печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» – в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в постановлениях, «РЕШИЛ СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ» – в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях и указаниях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» – в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, наименования разделов и подразделов в организационных документах.

91. При оформлении документов на 2-ух и поболее страничках 2-ая и следующие странички должны быть пронумерованы. Номера страничек проставляют в центре СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ верхнего поля листа арабскими цифрами, 1-ая страничка не нумеруется.

Новейшую страничку документа не допускается начинать последней неполной строчкой абзаца.

Документы со сроком хранения до 3-х лет включительно допускается печатать на 2-ух сторонах листа.

ГЛАВА 7

ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

92. В организациях могут издаваться последующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ.

93. Приказ – правовой акт, издаваемый управляющим организации, действующим на базе единоначалия, для разрешения главных задач, стоящих перед организацией.

Приказы издаются также в случаях, когда нужно довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить определенные мероприятия по их выполнению, найти ответственных лиц, сроки СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ выполнения этих мероприятий.

94. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично управляющим организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Не допускается издание распоряжений в случаях, когда нужно документально оформить управленческое решение по главным принципным задачкам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы.

95. Указание –правовой акт, издаваемый управляющим СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ организации по вопросам информационно-методического нрава, также по вопросам, связанным с организацией выполнения правовых актов.

Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.

96. Постановление – правовой акт, принимаемый коллегиально органами гос власти и управления.

97. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

98. Приказы и СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ распоряжения, издаваемые в организациях, разделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения – на два: по основной деятельности и по личному составу.

Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

99. Текст распорядительного СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ документа, обычно, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачки, предпосылки, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

При издании распорядительного документа на основании (во выполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь либо распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пт. Если основание для издания нескольких пт документа является единым, оно указывается в конце текста.

Распорядительная СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения, указания – «ОБЯЗЫВАЮ» либо «ПРЕДЛАГАЮ», постановления – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ», решения – «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Распорядительное слово печатается строчными знаками от границы левого поля, без кавычек и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» употребляется в случае, если исполнителя нельзя обязать делать деяния, не входящие в его обязанности в согласовании СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ с занимаемой должностью.

При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В данном случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо либо структурное подразделение) указывается в дательном падеже.

В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может употребляться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу размещаются в последующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Распорядительная часть распорядительного документа завершается указанием должностного лица, ответственного СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ за контроль выполнения всего документа либо его отдельных пт. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице значит, что контроль за исполнением документа будет производить управляющий, от имени которого он издан. Не допускается внедрение формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ документ либо его отдельные положения, в последнем пт дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При всем этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ ... от ... № ....».

В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения ...». Список должностных лиц либо СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, или оформляется на обратной стороне последнего листа документа.

По мере надобности ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

100. Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. В неотклонимом порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

101. Дата в приказе, распоряжении, указании проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания.

Датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ решение. Дата в постановлениях, решениях печатается либо проставляется от руки.

102. Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан другой срок.

103. Протокол – документ, в каком фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.

104. Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ протоколы полной формы, короткой формы и сокращенной формы.

105. Протокол составляется секретарем заседания (секретарем повсевременно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- либо других записей хода заседания, также документов, приготовленных к заседанию (повестки денька, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

106. Заголовком к тексту протокола являются заглавие определенного вида СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет собственного бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.

107. Датой протокола является дата проведения заседания.

108. Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то перечень присутствовавших составляется раздельно и прилагается к протоколу с проставлением соответственной отметки.

К примеру:

Присутствовали – 17 человек (перечень прилагается).

Перечень приглашенных составляется раздельно и прилагается СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ к протоколу с проставлением соответственной отметки, если количество приглашенных более 10 человек.

В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, нужное для правомочности принятия решения.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка денька. В повестке денька перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

К примеру:

О ходе подготовки муниципальных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону.

Информация начальника отдела обеспечения сохранности документов О.А.Ледовской.

При вынесении на заседание 2-ух и поболее вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке денька СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ определяется степенью их значимости.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» раздельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается короткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответственная отметка.

К примеру СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ:

СЛУШАЛИ:

Иванова О.Л. – Текст выступления прилагается.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на их.

В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.

В протоколе короткой формы повестка денька не оформляется. Основная часть протокола короткой формы строится СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки денька, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения.

В случае появления принципных разногласий в протоколах короткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.

В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки денька записываются принятые по СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ нему решения.

Решение коллегиального органа в протоколах всех форм приводится вполне. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не делается, если по вопросу принято только одно решение.

Постановляющая часть протокола завершается указанием лица, ответственного за контроль выполнения решений либо отдельных пт решений.

109. Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ секретарем.

110. Порядок подготовки и дизайна протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих органах либо регламентами их работы.

111. Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами либо должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, злосчастных случаев, приема-передачи вещественных ценностей и др.).

112. Заголовком к тексту акта является содержание актируемого СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ действия. Заголовок акта должен согласовываться с заглавием вида документа и формулироваться при помощи отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?») либо родительном падеже («акт – чего?»).

113. Дата акта должна соответствовать дате актируемого действия и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

114. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при всем этом.

Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ управляющего организации либо вышестоящей организации, плановое задание и др.

При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, сначала указываются наименование должности, инициалы и СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ фамилия председателя комиссии, а потом наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае роли в работе комиссии представителей посторониих организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.

Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, указываются раздельно.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачки актирования, дается короткое описание проделанной работы (ее суть, нрав, способы, сроки), фиксируются установленные факты.

В констатирующей части акта могут излагаться выводы, советы и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков выполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

К примеру:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. – в дело № 10-11

2-й экз. – директору предприятия

3-й экз. – в бухгалтерию предприятия

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (либо) практической необходимостью.

115. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими роль в его составлении. При подписании акта указывается рассредотачивание обязательств членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии размещаются в алфавитном СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ порядке.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, маленькие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

116. Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ акта.

117. Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (управляющим проверки (ревизии)) и уполномоченными лицами проверяемой организации в согласовании с актами законодательства Республики Беларусь.

118. Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий серьезное изложение какого-нибудь вопроса с выводами и СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ предложениями составителя.

119. Зависимо от содержания и мотивированного предназначения докладные записки делятся на деятельные(внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, окончании работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

120. Зависимо от адресата докладные записки делятся на внутренние и наружные.

Внутренние СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ докладные запискиадресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 либо A5.

Наружные докладные запискиадресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.

121. Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

В вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие предпосылкой для составле­ния документа, проводится их анализ.

В СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

122. Внутренние докладные записки подписываются их составителями, наружные – управляющим организации.


sostavlenie-plana-prospekta-posobiya-uchebnik-prednaznachen-dlya-studentov-universitetov-akademij-i-institutov-kulturi.html
sostavlenie-predlozhenij-s-izuchaemim-slovom.html
sostavlenie-proekta-byudzheta.html